A.
MANAJEMAN
Pengertian Manajemen
Semua bentuk organisasi
dimana orang-orang bekerja bersama mencapai tujuan yang telah ditetapkan,
membutuhkan manajemen. Manajemen diperlukan organisasi agar usaha pencapaian
tujuan menjadi lebih mudah.
Secara spesifik ada tiga alasan utama dibutuhkannya
manajemen dalam organisasi, yaitu:
1. Mencapai tujuan, manajemen mempermudah pencapaian
tujuan organisasi dan pribadi.
2. Menjaga keseimbangan diantara tujuan-tujuan yang
saling bertentangan, manajemen menyeimbangkan tujuan-tujuan dan
kegiatan-kegiatan yang saling bertentangan di antara pihak-pihak yang
berkepentingan dalam organisasi (stakeholders) seperti pemilik, karyawan,
konsumen, pemasok dan lain-lain.
3. Mencapai efisiensi dan efektifitas, efisiensi dan
efektifitas merupakan ukuran prestasi organisasi.
Begitu luasnya
pengertian manajemen sehingga tidak ada definisi yang secara konsisten
digunakan oleh semua orang. Dalam hal ini terdapat definisi manajemen dikemukan
oleh beberapa ahli sebagai berikut :
1. Mary Parker Follet, manajemen merupakan seni
(art) dalam meyelesaikan pekerjaan melalui orang lain.
2. James AF Stoner, manajemen adalah proses
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha anggota
organisasi dan penggunaan sumber daya-sumber daya organisasi lainnya agar
mencapai tujuan yang telah ditetapkan.
3. Luther Gullick, manajemen suatu ilmu (science).
4. James H. Donnelly Jr.; James L. Gibson; dan Jhon
M. Ivancevich, manajemen adalah proses dari seseorang atau beberapa individu
untuk mengkoordinasi kegiatan-kegiatan dari orang lain untuk memperoleh hasil
yang tidak dapat dilakukan seorang individu saja.
5. Karthryn M. Bartol dan David C. Marten, manajemen
adalah proses untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi dengan melakukan
kegiatan-kegiatan dari empat fungsi utama yaitu merencanakan (planning),
mengorganisasi (organizing), memimpin (leading), dan mengendalikan
(controlling).
6. Chuck Williams (2001), manajemen adalah
menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Jadi seorang manajer bukanlah
mengerjakan semua pekerjaan sendiri. Dia bekerja melalui orang-orang yang
memiliki kemampuan-kemampuan teknis di lapangan, tanpa mengerjakan teknisnya
(walaupun bukan berarti seorang manajer tidak memiliki kemampuan teknis).
7. Murti Sumarni-John Soeprihanto (1995), manajemen
merupakan suatu proses yang terdiri atas kegiatan-kegiatan mulai dari
perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, pengkoordinasian, dan pengendalian
yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran-sasaran melalui
pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya yang lain. Pemanfaatan sumber
daya-sumber daya lain dalam perusahaan meliputi sumber daya bahan baku
produksi, sumber keuangan, mesin-mesin, dan cara yang digunakan dalam
pemanfaatan yang efisien dan efektif.
Latar Belakang dan Sejarah Manajemen
Kata Manajemen berasal
dari bahasa Perancis kuno ménagement, yang memiliki arti "seni melaksanakan
dan mengatur."Manajemen belum memiliki definisi yang mapan dan diterima
secara universal.Mary Parker Follet, misalnya, mendefinisikan manajemen sebagai
seni menyelesaikan pekerjaan melalui orang lain. Definisi ini berarti bahwa
seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai
tujuan organisasi.Ricky W. Griffin mendefinisikan manajemen sebagai sebuah
proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber
daya untuk mencapai sasaran secara efektif dan efesien.
Kata manajemen mungkin
berasal dari bahasa Italia (1561) maneggiare yang berarti
"mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang
berasal dari bahasa latin manus yang berarti "tangan". Bahasa Prancis
lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki
arti seni melaksanakan dan mengatur.
Sejarah Perkembangan Ilmu Manajemen
Banyak kesulitan yang
terjadi dalam melacak sejarah manajemen, namun diketahui bahwa ilmu manajemen
telah ada sejak ribuan tahun yang lalu. Hal ini dibuktikan dengan adanya
piramida di Mesir.Piramida tersebut dibangun oleh lebih dari 100.000 orang
selama 20 tahun. Piramida Giza tak akan berhasil dibangun jika tidak ada seseorang—tanpa
memedulikan apa sebutan untuk manajer ketika itu—yang merencanakan apa yang
harus dilakukan, mengorganisir manusia serta bahan bakunya, memimpin dan
mengarahkan para pekerja, dan menegakkan pengendalian tertentu guna menjamin
bahwa segala sesuatunya dikerjakan sesuai rencana
Piramida di Mesir.
Pembangunan piramida ini tak mungkin terlaksana tanpa adanya seseorang yang
merencanakan, mengorganisasikan dan menggerakan para pekerja, dan mengontrol
pembangunannya.
Fungsi Manajemen
4 fungsi manajemen
sebagai tugas utama yang harus dilaksanakan seorang manajer dalam mengelola
organisasi untuk mencapai tujuan atau yang dikenal sebagai proses manajemen
adalah sebagai berikut :
1. Perencanaan
(planning).
Proses untuk menentukan tujuan yang akan dicapai
serta langkah-langkah yang harus diambil untuk mencapainya, meliputi penetapan
sasaran, merumuskan tujuan, menetapkan strategi, membuat strategi, dan
mengembang-kan subrencana untuk mengkoordinasikan kegiatan.
2. Pengorganisasian
(organizing).
Proses pemberian tugas, pengalokasian sumber daya
serta pengaturan kegiatan secara terkoordinir kepada setiap individu dan
kelompok untuk menerapkan rencana yang telah dibuat., meliputi penetapan dimana
keputusan akan dibuat, siapa yang akan melaksanakan tugas dan pekerjaan, serta
siapa yang akan bekerja untuk siapa.
3. Memimpin
(leading)
Proses menumbuhkan semangat pada karyawan agar
bekerja dengan baik dan membimbing mereka untuk melaksanakan kegiatan yang
sesuai rencana dalam rangka mencapai tujuan, memberi inspirasi dan motivasi
kepada karyawan untuk berusaha keras mencapai sasaran organisasi.
4. Pengendalian
(controlling).
Proses mengukur kinerja, membandingkan antara hasil
sesungguhnya dengan rencana yang telah dibuat serta mengambil tindakan koreksi
yan diperlukan.
Belakangan ini para
manajer mengubah cara mereka melaksanakan fungsi-fungsi manajemen. Perubahan
ini diwujudkan dalam perbedaan antara manajemen “lama” dan manajemen “baru”.
Manajer gaya lama menganggap diri mereka sebagai boss, sedangkan manajer gaya
baru menganggap diri mereka sebagai sponsor, pemimpin kelompok atau konsultan
internal. Beberapa perbedaan lainnya adalah manajer gaya lama mengambil
keputusannya sendiri, dan manajer gaya baru mendengarkan masukan dari orang
lain dalam pengambilan keputusan. Akibatnya manajer gaya lama bekerja lebih
lama sedangkan manajer gaya baru bekerja lebih mengutamakan hasil.
Perubahan-perubahan
dalam manajemen tersebut tidak membuat fungsi manajemen klasik menjadi kuno,
sehingga fungsi manajemen gabungan antara manajemen gaya baru dan gaya lama
adalah sebagai berikut:
1. Membuat
sesuatu terjadi (making things happen)
2. Menghadapi persaingan (meeting the
competition)
3. Mengorganisir
orang, proyek, dan proses (organizing people, project, & process)
4. Memimpin
(leading)
Proses Manajemen
Proses manajemen adalah
daur beberapa gugusan kegiatan dasar yang berhubungan secara integral, yang
dilaksanakan di dalam manajemen secara umum, yaitu proses perencanaan, proses
pengorganisasian, proses pelaksanaan dan proses pengendalian, dalam rangka
mencapai sesuatu tujuan secara efektif dan efisien. Sesungguhnya keempat proses
itu merupakan hasil ikhtisar dari pelbagai pendapat praktisi dan ahli mengenai
manajemen :
1. Menurut
Henri Fayol : "perencanaan, pengorganisasian, pengendalian,
koordinasi".
2. Menurut
Gulick dan Urwick: "Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan,
koordinasi, pelaporan dan peranggaran".
3. Menurut
William M. Fox: "Perencanaan, pengorganisasian, pengendalian".
4. Menurut
Ernest Dale: "Perencanaan, pengorganisasian, staffing, pengarahan,
pengendalian, inovasi, representasi".
5. Menurut
Koontz dan O'Donnell: "perencanaan, pengorganisasian, staffing,
pengarahan, pengendalian".
Semua gagasan itu didasarkan
pada pra-anggapan yang menghendaki pembagian proses kerja para manajer menjadi
bagian-bagian yang dapat dilaksanakan. Proses-proses itu berulangkali
dinyatakan sebagai "langkah-langkah dasar manajemen", batu-batu
fondasi manajemen.
Proses perencanaan
meliputi gagasan bahwa manajemen mengantisipasi berbagai kondisi seperti
peluang dan kendala di masa depan, dan berusaha menetapkan lebih dulu apa yang
harus mereka lakukan dan apa yang akan mereka capai.
Proses pengorganisasian
berarti menempatkan orang dan prasarana serta sarana dan sumberdaya dalam suatu
tata-hubungan yang kondusif untuk bekerja sama menuju sasaran bersama.
Proses pelaksanaan
meliputi pemberian arahan, perintah kerja, dorongan dan motivasi kerja, serta
pemecahan masalah.
Proses pengendalian
dilakukan dengan pengamatan, mencermati laporan, dan melakukan inspeksi supaya
pekerjaan di semua bagian sesuai dengan persyaratan kualitas dan ketentuan
rencana hasil, dan sesuai dengan anggaran biaya.
Esensi pengendalian
adalah membandingkan apa yang seharusnya terjadi dengan apa yang telah terjadi.
Pemantauan kegiatan adalah membandingkan antara standar dari rencana dengan
hasil yang telah dicapai. Sehingga bila hasil pekerjaan tidak sesuai dengan
rencana perlu dilakukan tindakan perbaikan.
Proses manajemen itu
ditanamkan karena sederhana dan gampang dipahami pada para peserta gugus-mutu,
dalam rangka memanajameni pekerjaan mereka masing-masing.
Ciri-Ciri Manajer Profesional
Dalam melaksanakan tugas sehari-hari seorang manajer
memegang beberapa peranan untuk mencapai tujuan organisasi. Tiga peranan utama
manajer menyangkut sebagai berikut :
1). Peran interpersonal, yaitu peranan seorang
manajer dalam berinteraksi dengan berbagai pihak yang akan membantu berhasilnya
pelaksanaan tugas, baik pihak dalam perusahaan maupun pihak luar perusahaan.
a. Peranan figure bapak (Figurehead)
Simbol pemimpin
perusahaan; diperlukan untuk menjalankan sejumlah kewajiban rutin yang bersifat
legal dan social, contoh : memberi ucapan selamat datang kepada para
pengunjung, penandatanganan surat resmi,dst.
b. Peranan Pimpinan (Leader)
Bertanggung jawab untuk
memotivasi dan mengaktifkan bawahan; mengisi posisi kosong (staffing), melatih,
dan tugas-tugas terkait, contoh : melakukan hampir seluruh kegiatan yang
melibatkan bawahan.
c. Peranan Penghubung (Liaison)
Memelihara suatu
jaringan kontak luar yang mendukung dan juga penghubung pihak dalam, contoh :
membalas surat-surat, melakukan kerja dewan urusan luar, yang melibatkan
puhak-pihak luar.
2) Peran informasional, yaitu peranan seorang
manajer dalam pemberian, penerimaan dan penganalisaan informasi, menyangkut
pengawas, penyebar informasi dan juru bicara.
a. Memantau (Monitor)
Manajer selalu aktif
mencari informasi yang dapat bermanfaat untuk organisasi, contoh membaca
terbitan-terbitan periodik dan laporan-laporan, memelihara kontak pribadi.
b. Penyebar (Disseminator)
Manajer
mendistribusikan informasi yang diperolehnya kepada pihak lain, khususnya
kepada bawahannya agar bawahan mampu mengerjakan tugasnya dengan baik, contoh :
Mengadakan pertemuan-pertemuan untuk maksud informasi; menelpon untuk
meneruskan informasi.
c. Jurubicara (Spokesman)
Manajer sebagai wakil
organisasi dalam menyampaikan informasi ke pihak luar, contoh :
menyelenggarakan rapat dewan, memberikan informasi ke media.
3). Peran pengambil keputusan, yaitu peranan seorang
manajer dalam memanfaatkan informasi untuk membuat keputusan dalam memecahkan
masalah atau melihat kesempatan yang ada.
a. Kewirausahaan (Entrepreunership)
Manajer mengambil
keputusan-keputusan penting seperti peluncuran produk baru, penggabungan usaha
dll, contoh : rapat strategis dan tinjauan ulang yang melibatkan prakarsa atau
rancangan proyek perbaikan.
b. Pengendali gangguan (Disturbance Handler)
Manajer diharapkan bisa
menyelesaikan gangguan-gangguan yang mungkin muncul, contoh : mengorganisasikan
strategi dan sesi kaji-ulang yang melibatkan gangguan dan kritis.
c. Pengalokasi sumberdaya (Resource Allocator)
Manajer harus
mengalokasikan sumberdaya yang terbatas agar tujuan organisasi dapat dicapai
dengan efisien, contoh : penjadwalan, permintaan otoritas, menyelenggarakan
kegiatan apapun yang melibatkan anggaran dan program kerja bawahan.
d. Perunding (Negotiator)
Manajer melakukan
negosiasi dengan pihak-pihak yang berkaitan, contoh berperan serta dalam
perundingan kontrak serikat pekerja.
Keterampilan Manajerial
Keterampilan atau skill
merupakan kemampuan untuk menterjemahkan pengetahuan ke dalam praktek sehingga
tercapai hasil kerja yang diinginkan. Berbagai fungsi dan kegiatan manajerial
yang diperlukan dalam mengelola organisasi membutuhkan banyak keterampilan.
Keterampilan yang paling penting adalah keterampilan yang memungkinkan manajer
bisa membantu orang lain menjadi lebih produktif di tempat kerja. Robert L.
Katz menggolongkan keterampilan manajer menjadi tiga kategori sebagai berikut :
1). Keterampilan Kemanusiaan (Human Skill)
Keterampilan
kemanusiaan atau yang lebih terkenal dengan keterampilan berkomunikasi antar
manusia (interpersonal skills) adalah keterampilan yang seringkali diabaikan
oleh para manajer, terutama bagi para manajer yang baru naik jenjangnya dalam
organisasi. Keterampilan kemanusiaan ini sangat diperlukan untuk menjaga hubungan
baik dengan atasan langsung maupun dengan bawahan. Dengan komunikasi yang
persuasive akan membuat bawahan merasa dihargai dan mereka akan bekerja lebih
baik dan bersikap lebih terbuka kepada atasannya. Keterampilan berkomunikasi
ini diperlukan baik pada tingkatan manajemen atas, menengah, maupun bawah.
2). Keterampilan Teknis (Technical Skills)
Keterampilan ini
merupakan bekal bagi para manajer pada tingkat yang lebih rendah. Keterampilan
teknis ini merupakan kemampuan untuk menjalankan suatu pekerjaan tertentu
misalnya memperbaiki mesin, membuat kursi, membuat jadwal kerja dan
keterampilan teknis lainnya.
3). Keterampilan Konseptual (Conceptual Skill)
Kemampuan untuk merinci
permasalahan menjadi beberapa bagian yang lebih spesifik sehingga dapat dilihat
kaitan antara masing-masing bagian tersebut, serta mengetahui dampak dari
setiap permasalahan bagi orang lain.
4) Keterampilan Motivasi (Motivation Skill)
Kemampuan untuk
memberikan dorongan kepada orang lain, agar mereka dapat melakukan sesuatu
sesuai dengan yang diperintahkan tanpa mereka rasakan secara langsung, karena
telah diberikan suatu motivasi atau dorongan berupa rangsangan-rangsangan untuk
menggairahkan dan menyemangati melakukan pekerjaan.
5.
Keterampilan Teknologi Informasi
Keterampilan yang dalam
hal ini penguasaan mengolah informasi melalui teknologi seperti keterampilan
mengoperasikan komputer.
Kecakapan manajerial
adalah suatu keterampilan atau karakteristik personal yang membantu tercapainya
kinerja yang tinggi dalam tugas manajemen. Beberapa kompetensi personal yang
diperlukan bagi keberhasilan manajerial sebagai berikut :
1. Leadership, kemampuan dalam mempengaruhi orang
lain agar melaksanakan suatu tugas.
2. Self objectivity, kemampuan untuk menilai diri
sendiri secara realistis.
3. Analiytic thinking, kemampuan untuk
menginterpretasikan dan menyampaikan segala macam bentuk informasi.
4. Behavioral flexibility, menyesuaikan perilaku
dalam mencapai tujuan.
5. Oral Communication, kemampuan mengemukakan
pendapat secara jelas dalam berbicara.
6. Written Communication, kemampuan mengungkapkan
pendapat dengan baik secara tertulis.
7. Personal Impact, menumbuhkan kesan baik dan
kepercayaan bagi orang.
8. Resistances to stress, kemampuan untuk dapat
bekerja dalam keadaan tertekan.
9. Tolerance for uncertainty, kemampuan untuk
bekerja dalam situasi yang tidak menentu.
Sumber :
http://julysyawaladi.blogspot.com/2011/09/proses-dan-fungsi-manajemen.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar